Versie maart 2023

Wie zijn wij?

Angelique en Sofie, handelend onder de naam Collana (KVK-nummer 86397265) en verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Jouw privacy

Jouw privacy is belangrijk en we hechten er grote waarde aan om zorgvuldig en veilig om te gaan met de gegevens van onze opdrachtgevers, diens werknemers, (en diens) leveranciers en bezoekers van onze website. Dit doen we uiteraard in overeenstemming met de privacy wet- en regelgeving volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Als we gebruik maken van een dienstverlening van een andere partij die namens ons gegevens verwerkt, dan zullen we met hen een verwerkersovereenkomst afsluiten zodat we zeker van zijn dat ook zij zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan. Ook delen wij gegevens met andere partijen waar als dat vanuit wet- en regelgeving of op basis van een contractuele bepaling verplicht is.

Bewaartermijn

We bewaren jouw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en alleen voor het doel waar de gegevens voor verkregen zijn. Hoe lang wij welke gegevens precies bewaren hangt af van de diensten waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hierbij volgen wij in ieder geval de wettelijke bewaartermijnen.

Persoonsgegevens

Wij verwerken jouw persoonsgegevens doordat jij (of je werkgever) gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons hebt verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voorletter(s), roepnaam en achterna(a)m(en)
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummers
• E-mailadressen
• Bankrekeningnummer
• Burgerservicenummer (BSN)
• Gegevens identiteitsbewijs/ paspoort/ ID-kaart/ rijbewijs
• VOG
• ICE (In case of emergency gegevens; wie te waarschuwen in geval van nood, eventueel ook huisarts)
• Certificaten, diploma’s, getuigschriften
• CV
• Burgerlijke staat, gegevens partner en eventueel informatie over kinderen voor zover nodig (bijvoorbeeld in geval van pensioen)
• Overige persoonsgegevens die je (werkgever) actief verstrekt bijvoorbeeld door communicatie via e-mail, post, telefonisch, WhatsApp, Social Media, al dan niet ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden.

Doel van de verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het zorgvuldig kunnen leveren van overeengekomen diensten met jou(w) (werkgever):
  Wij verzamelen en verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze kernactiviteiten. Dit betekent in de praktijk:
  • Voor werknemers (van opdrachtgevers) tijdens het uitvoeren van het indiensttredingsproces (contract en eventuele addenda, het aanmelden bij bijvoorbeeld salarisverwerker, pensioenmaatschappij, arbodienst, verzekeringsbedrijf, en andere instanties waarbij het noodzakelijk is deze te voorzien van -enkele- van jouw gegevens).
  • Begeleiding geven tijdens of bij de implementatie van een performance managementcyclus.
  • Het administratieve proces van mutaties en de coördinatie daarvan ten behoeve van de salarisadministratie.
  • In het kader van verzuim het begeleiden van personen procedurele en/of administratieve communicatie.
  • Bij de werkzaamheden die horen bij het administratief regelen van een uitdiensttreding.
• Om je werkgever te kunnen adviseren over arbeidsvoorwaarden en administratieve HR-basis processen en - documenten, en het analyseren, implementeren en/of het optimaliseren hiervan.
• Om contact met je op te kunnen nemen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren bij HR-gerelateerde werkzaamheden.
• Om je (werkgever) te informeren over wijzigingen van onze diensten en over relevante ontwikkelingen bijvoorbeeld via nieuwsbrieven
• Wij verwerken ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor uitvoering van een vonnis.
• In het kader van juridische dossiers is het van belang relevante persoonsgegevens blijvend te kunnen gebruiken en te bewaren voor zover relevant en noodzakelijk.
• Om onze geleverde diensten te factureren en te verantwoorden, verwerken wij relevante gegevens zoals namen van contactpersonen en hun emailadres en telefoonnummer. Voor onze financiële administratie en voor de controle en goedkeuring van facturen, slaan wij relevante gegevens op, zoals de factuur en de persoonsgegevens die daarop vermeld staan.

Het kan gebeuren dat wij gegevens over jou verwerken die we niet direct van jou verkregen hebben, maar bijvoorbeeld van je werkgever met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben. Ook dan verwerken wij deze gegevens alleen voor een vooraf vastgesteld en gerechtvaardigd doel en bewaren deze niet langer dan de wettelijke termijn.

Derden

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden en verstrekken deze alleen als het nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou of je werkgever, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.

Ons contactformulier

Door het gebruik van het contactformulier op onze website laat je persoonsgegevens bij ons achter. Als je het contactformulier op onze website invult, vragen we in ieder geval om jouw naam en e-mailadres, zodat we contact met je kunnen opnemen.

Beveiliging persoonsgegevens

Collana neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en we nemen dan ook passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als je het idee hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van bijvoorbeeld misbruik, neem dan onmiddellijk contact met ons op via advies@collana.nl.

Wijzigingen

Wij kunnen dit privacy statement wijzigen, bijvoorbeeld wanneer we meer of andere persoonsgegevens van jou gaan verwerken, of wanneer we daartoe verplicht zijn op grond van privacy wet- en regelgeving. Wij adviseren je om regelmatig kennis te nemen van wijzigingen. Eerdere versies van het privacy statement kun je altijd opvragen.

 

Deze versie is voor het laatst aangepast op 24 maart 2023.